Zásady ochrany osobních údajů

PLATNÉ ZNĚNÍ
Verze dokumentu: 0.5
Datum účinnosti: 29. 8. 2026

1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů je:

Kathelyn Nasayao Marquez-Chovanec
IČO: 19875762
sídlo: Matoušova 1286/5, Smíchov, 150 00 Praha 5, Česká republika
provozovna Essence Thai Spa Massage: Preslova 1286/13, Praha 5 – Smíchov, Česká republika
e-mail: info@essencethaispamassage.cz
telefon: +420 774 481 411

dále jen „správce“ nebo „Essence Thai Spa Massage“.

Na e-mail info@essencethaispamassage.cz se můžete obracet také se žádostmi a dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů.

2. Rozsah těchto zásad

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o služby, zákazníků, kupujících dárkových poukazů a osob, které s námi komunikují. Zásady jsou informačním dokumentem; obecný souhlas s nimi není podmínkou návštěvy webu.

3. Jaké údaje můžeme zpracovávat

Podle způsobu, jakým využíváte naše služby, může jít zejména o:

• identifikační údaje, zejména jméno;
• kontaktní údaje, zejména e-mail a telefonní číslo;
• údaje o rezervaci, zejména vybranou službu, datum, čas, délku, cenu, stav rezervace a související komunikaci;
• u hotelových rezervací také název nebo adresu hotelu a číslo pokoje;
• údaje o platbě a poukazu, například stav platby, částku, měnu, identifikátor transakce nebo kód poukazu; úplné údaje platební karty nezpracováváme přímo my;
• údaje obsažené v dotazu, reklamaci nebo jiné komunikaci;
• technické a provozní údaje, například IP adresu, typ zařízení a prohlížeče, informace o používání webu, cookie identifikátory a údaje o uděleném či odmítnutém souhlasu;
• údaje o zdroji návštěvy a konverzi, včetně transaction ID, hodnoty a měny rezervace, pokud návštěvník povolí příslušné analytické nebo marketingové technologie.

Zdravotní údaje zákazníků systematicky nezapisujeme ani neuchováváme. Pokud zákazník před masáží ústně sdělí terapeutovi informaci potřebnou pro bezpečné provedení služby, například o těhotenství, alergii nebo kontraindikaci, standardně ji neukládáme do rezervačního systému, klientského profilu, e-mailu ani jiné evidence.

Zdravotní údaje prostřednictvím webu ani rezervačního systému nevyžadujeme a zákazníci by je neměli zapisovat do kontaktních polí ani zpráv. Pokud nám zákazník zdravotní údaj písemně zašle z vlastní iniciativy, omezíme k němu přístup a bez zbytečného odkladu jej odstraníme, jakmile zjistíme jeho povahu, není-li jeho krátkodobé uchování nezbytné ke splnění právní povinnosti nebo k určení, výkonu či obhajobě právních nároků.

4. Rezervace a vlastní rezervační systém

Pro vytvoření a správu rezervace zpracováváme zejména jméno, e-mail, telefonní číslo, vybranou službu, termín a cenu. U hotelové rezervace může být vyžadován název nebo adresa hotelu a číslo pokoje.

Účelem je vytvoření rezervace, její automatické potvrzení, potvrzení termínu e-mailem, poskytnutí služby, umožnění přesunu rezervace, vyřízení změny nebo zrušení a řešení souvisejících požadavků. Právním titulem je provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy. V nezbytném rozsahu můžeme údaje uchovat také kvůli splnění právních povinností a ochraně právních nároků.

Rezervace zpracovává vlastní rezervační systém Essence Thai Spa Massage provozovaný na infrastruktuře FORPSI. Úspěšně dokončená rezervace nevyžaduje ruční schválení, je automaticky potvrzena a zákazníkovi je automaticky odeslán potvrzovací e-mail. Prostřednictvím bezpečného odkazu může zákazník jednou změnit datum, čas a kontaktní údaje nebo rezervaci zrušit; typ ani délku masáže tímto způsobem změnit nelze. Změnu nebo zrušení lze řešit také telefonicky, e-mailem nebo prostřednictvím WhatsApp na čísle +420 774 481 411.

Rezervační údaje uchováváme zpravidla 3 roky od poskytnutí služby, zrušení nebo marného uplynutí termínu. Poté je odstraníme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchování nevyžaduje právní předpis, probíhající spor nebo ochrana konkrétního právního nároku.

5. Platby a Stripe

Zákazník může zaplatit online při rezervaci nebo až v salonu. Online platby technicky zpracovává Stripe. Stripe obdrží údaje potřebné k provedení platby a prevenci podvodů; úplné údaje platební karty nejsou zpřístupněny salonu jako běžná součást rezervace.

Účelem zpracování je přijetí a evidence platby, vrácení platby, vyřízení reklamace, účetnictví a ochrana právních nároků. Právním titulem je plnění smlouvy, splnění právních povinností a v nezbytném rozsahu oprávněný zájem na ochraně práv.

Účetní doklady a související záznamy uchováváme zpravidla 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Daňové doklady, u nichž právní předpis vyžaduje delší dobu, zejména doklady pro účely DPH, uchováváme 10 let. Použije-li se na konkrétní doklad jiná zákonná lhůta, má tato lhůta přednost.

6. E-mailová, telefonní, WhatsApp a SMS komunikace

Kontaktní údaje a obsah komunikace zpracováváme za účelem potvrzení a připomenutí rezervace, řešení změn a zrušení, odpovědí na dotazy, reklamací a dalších provozních záležitostí. Právním titulem je podle situace jednání o smlouvě, plnění smlouvy, splnění právní povinnosti nebo oprávněný zájem na vyřízení komunikace a ochraně práv.

SMS odesílání zatím není aktivní. Pokud jej později zavedeme, bude sloužit pouze pro komunikaci související s rezervací, zejména potvrzení, připomenutí a provozní informace, nikoli pro marketing.

E-mailové služby a hosting nového webu poskytuje FORPSI. Rezervační e-maily odesílá vlastní systém prostřednictvím e-mailových služeb FORPSI. SMS odesílání zatím není aktivní.

Běžnou zákaznickou komunikaci uchováváme zpravidla 1 rok od poslední komunikace. Pokud je komunikace součástí smlouvy, reklamace, storna nebo sporu, může být příslušná část uchována 3 roky nebo po dobu trvání konkrétního řízení. Zprávy ve WhatsApp a e-mailové schránce pravidelně kontrolujeme a nepotřebné osobní údaje odstraňujeme podle stejného pravidla.

7. Webhosting a FORPSI

Hosting webu a rezervačního systému, serverovou infrastrukturu, firemní e-mail a související technické služby poskytuje pod značkou FORPSI společnost INTERNET CZ, a.s., IČO 26043319, Ktiš 2, 384 03 Ktiš, Česká republika. V rozsahu, v jakém ukládá nebo technicky zpřístupňuje osobní údaje podle našich pokynů, vystupuje jako zpracovatel. Pro vlastní správu smluvního vztahu, zabezpečení služby a plnění svých právních povinností může vystupovat také jako samostatný správce.

FORPSI je součástí skupiny Aruba a může využívat její společnosti a smluvní dodavatele v rozsahu popsaném ve svých aktuálních smluvních dokumentech a zásadách ochrany osobních údajů. Aplikační data na virtuálním serveru, jejich mazání a námi vytvářené zálohy spravujeme my; technické provozní údaje FORPSI spravuje podle svých podmínek.

8. Google Analytics 4 a Google Ads

Pokud návštěvník udělí příslušný souhlas, používáme:

• Google Analytics 4, Measurement ID G-9CDK7XJLF1, pro měření návštěvnosti a používání webu;
• Google Ads conversion tracking, ID AW-10782951242, pro měření účinnosti reklam a dokončených rezervací.

Při měření konverze mohou být zpracovány technické identifikátory, informace o zdroji návštěvy, zařízení a interakci a údaje o rezervaci v rozsahu transaction ID, hodnoty a měny. Do analytických nebo reklamních systémů nemají být odesílány jméno, e-mail, telefon ani zdravotní údaje.

Účelem je měření návštěvnosti, vyhodnocování reklam a optimalizace marketingu. Právním titulem pro ukládání nebo čtení volitelných cookies a související zpracování je souhlas. Používáme Google Consent Mode v2 v režimu, kdy jsou analytické i reklamní signály ve výchozím stavu odmítnuty. Externí Google tag se načte až po udělení odpovídajícího analytického nebo marketingového souhlasu. Bez souhlasu příslušnou službu nespouštíme a Googlu z ní neodesíláme měřicí požadavky.

GA4 eviduje návštěvnost a serverově potvrzené dokončení rezervace nebo zaplacené objednávky voucheru. Google Ads eviduje serverově potvrzené dokončení rezervace. Odesílané údaje jsou omezeny na pseudonymní identifikátor transakce, hodnotu, měnu a nezbytné technické informace. Nepoužíváme enhanced conversions a Googlu v tomto měření neposíláme jméno, e-mail, telefon, voucherový kód ani rezervační token. Nastavení GA4 uchovává data událostí 2 měsíce a uživatelská data 14 měsíců.

DOPORUČENO OVĚŘIT PRÁVNÍKEM: rozdělení rolí mezi správcem a společností Google, právní mechanismus a záruky případného předávání mimo EU/EHP.

9. Cookies a správa souhlasu

Web může používat:

• nezbytné technologie nutné pro bezpečnost a základní fungování webu a rezervace;
• preferenční technologie, pokud budou zavedeny;
• analytické technologie, zejména Google Analytics;
• marketingové technologie, zejména Google Ads.

Analytické a marketingové technologie spouštíme až po souhlasu návštěvníka. Vlastní cookie rozhraní Essence umožňuje volitelné kategorie přijmout, odmítnout a později stejně snadno změnit prostřednictvím odkazu „Nastavení cookies“ v zápatí. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Volbu ukládáme v prohlížeči návštěvníka pod klíčem essence_cookie_consent v localStorage po dobu 180 dní. Poté se zobrazí nová žádost o volbu. Nezbytné lokální a session úložiště používáme také pro bezpečné dokončení, obnovu a ochranu rezervace či platby; nevyužíváme je k reklamnímu profilování.

Po analytickém souhlasu může GA4 používat zejména cookies _ga a _ga_<ID> s obvyklou dobou platnosti až 2 roky. Po marketingovém souhlasu mohou Google Ads používat zejména cookies nebo obdobné identifikátory _gcl_au a _gcl_aw, zpravidla nejvýše 90 dní. Konkrétní název, dostupnost a životnost se mohou lišit podle prohlížeče, konfigurace služby a aktuálních pravidel Google.

10. Webové fonty

Používané webové fonty hostujeme lokálně na stejné infrastruktuře jako web. Při jejich načtení proto prohlížeč návštěvníka nenavazuje spojení se servery Google Fonts ani jiného externího poskytovatele fontů.

11. Dárkové poukazy, balíčky a Loyalty

Při nákupu a uplatnění poukazu, balíčku nebo Loyalty programu zpracováváme údaje nutné k objednávce, platbě, vydání a ověření rezervačního nebo voucherového kódu a poskytnutí služby. Právním titulem je jednání o smlouvě a plnění smlouvy; pro účetní doklady splnění právní povinnosti a pro ochranu nároků oprávněný zájem.

Dárkový poukaz se vystavuje na konkrétní službu a může být doručen elektronicky nebo vystaven fyzicky v salonu. K jeho uplatnění slouží voucherový kód. Loyalty program funguje jako předplacený balíček určitého počtu masáží a používá unikátní rezervační/Loyalty kód zasílaný zákazníkovi e-mailem, který slouží k postupné rezervaci a čerpání předplacených masáží. Kódy mají povahu opravňujících údajů, a zákazník by je proto měl chránit před neoprávněným použitím.

Pokud zákazník oznámí ztrátu, odcizení nebo podezření na neoprávněné použití voucherového kódu, můžeme za účelem ověření oprávnění a případného zablokování či nahrazení kódu zpracovat údaje potřebné k dohledání nákupu a ověření oprávněného držitele.

U objednávky poukazu zpracováváme e-mail a telefon kupujícího, vybranou službu a délku, cenu, jazyk, způsob doručení a platby, stav objednávky a platby, voucherový kód a případnou zprávu zadanou kupujícím. Jméno kupujícího ani obdarovaného ve voucherovém formuláři standardně nevyžadujeme. Provozní údaje poukazu uchováváme 3 roky od jeho uplatnění, skončení platnosti, zrušení nebo vrácení platby; účetní údaje mohou být uchovány déle podle zákona.

12. Příjemci, zpracovatelé a předávání mimo EU/EHP

Podle využité služby mohou mít k údajům v nezbytném rozsahu přístup zejména:

• Stripe Payments Europe, Limited a další subjekty skupiny Stripe zapojené do zpracování platby a prevence podvodů;
• INTERNET CZ, a.s. (FORPSI) a její schválení dodavatelé;
• Google, pokud byl udělen příslušný souhlas;
• poskytovatelé e-mailových a SMS služeb zapojení do rezervace;
• účetní, daňoví nebo právní poradci, pokud je to nezbytné;
• orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

Stripe podle konkrétní činnosti vystupuje jako zpracovatel nebo samostatný správce. Jeho evropský smluvní subjekt využívá pro případné mezinárodní předávání mechanismy uvedené v aktuální smlouvě o zpracování údajů, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně a standardní smluvní doložky. FORPSI může zapojit společnosti skupiny Aruba a další dodavatele podle svých aktuálních smluvních dokumentů. Google Ireland Limited a případně další společnosti skupiny Google zpracovávají analytické a reklamní údaje podle podmínek příslušné služby; podle konkrétní činnosti mohou vystupovat jako zpracovatel nebo samostatný správce. Případná předání mimo EU/EHP se řídí mechanismy a zárukami uvedenými v aktuálních smluvních podmínkách Google.

13. Doby uchování

Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné. Používáme tyto základní lhůty; pokud právní předpis vyžaduje delší uchování nebo probíhá spor, uchováváme pouze nezbytné údaje po odpovídající delší dobu:

14. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:

• získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a právo na přístup;
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• požadovat výmaz nebo omezení zpracování;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• získat údaje v přenositelném formátu, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• kdykoli odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádost můžete zaslat na info@essencethaispamassage.cz. Před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit vaši totožnost.

Úřad pro ochranu osobních údajů: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web uoou.gov.cz.

15. Automatizované rozhodování a profilování

Neprovádíme rozhodování, které by bylo založeno výlučně na automatizovaném zpracování a mělo pro zákazníka právní nebo obdobně významné účinky. Google Analytics vytváří po analytickém souhlasu souhrnné statistiky. Google Ads po marketingovém souhlasu měří dokončené rezervace a může podporovat optimalizaci kampaní nebo reklamní publika. Toto zpracování samo o sobě nerozhoduje o dostupnosti, ceně ani uzavření smlouvy se zákazníkem.

16. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování. Přístup k údajům je omezen na osoby a dodavatele, kteří jej potřebují pro stanovený účel. Žádný způsob přenosu nebo uložení však nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

17. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat při změně služeb, technologií nebo právních požadavků. Aktuální verze bude označena datem účinnosti a číslem verze. Podstatné změny oznámíme vhodným způsobem.

Použité zdroje

• Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), zejména čl. 5, 6, 9, 12–22, 28, 32 a 44–49.
• Úřad pro ochranu osobních údajů: základní příručka, práva subjektů údajů a informace ke cookies.
• Potvrzené technické a provozní informace poskytnuté provozovatelem.